タイでは従業員の離職率が高く、特に景気の良い時期にはしょっちゅう従業員の入れ替えが起こっています。
新しい従業員のための Eメールを準備したり、パスワードの変更が必要だったりと、従業員が入れ替わった際には色々と手間がかかることが多いです。ここでは、面倒なITの扱いを見直し、普段からいつでも従業員が入れ替わっても良いようにするための方法をお伝えします。
従業員が退職する際に困ること
今まで業務を行ってきた従業員が退職する際、業務の引き継ぎなど色々とバタバタとすると思いますが、うっかり忘れていて新しい人が入社してから慌てて行うようなことも多いかと思います。特に最近では社内にIT関連のものが溢れていまして、それらの管理がきちんとできていないと困ることがあります。
LINEアカウント と やり取りしたデータ に注意
近年多いトラブルが、業務に個人LINEを使っている場合です。LINEは非常に便利なツールで仕事にも大変役に立ちますが、やり取りした内容はやり取りしたその1台のスマホにしか残らない（PCも1台のみ）、もっと言えばそのアカウント（ユーザー）しかやり取りした内容は保持できないため、社内で同じスマホを引き継いでもアカウントを変更してしまったら今までのやり取りは全て消えてしまいます。
その他のアカウントやパスワード
引き継ぎがうまく行けば本人たちが引き継ぎをやっている、または、IT担当者がいればその人が管理しているかと思いますが、色々なシステムの色々なアカウントやパスワードが存在します。
特に気をつけなければならないのが、お客様システムのアカウント・パスワード、と、銀行のアカウント・パスワード。インターネット経由で接続してこれらのシステムへログインできる仕組みになっていると、担当の従業員が退職した後でも外部からログインできてしまいます。ですので、これらのパスワードは変更することが望ましいです。
また、社内のデータを保存している社内サーバー、退職する従業員が使っていたPCも、リモート接続やリモートデスクトップなどの外部から利用できる仕組みやソフトウエアを使っていた場合、それらを削除するかパスワードの変更をする必要があります。
IT管理者がおらず、パスワードやリモートでログインできる仕組みなどに取りこぼしがないか不安な場合には、専門業者に依頼することをお勧めします。パスワード管理方法なども指導してもらうことをお勧めします。
普段からを便利に変更
ここ数年、リモートワークの発展によりクラウド技術が大幅に発達してきました。今まで普通にPCで使っていたWord や Excel もオンラインのクラウド上でも利用できるようになり、どこにいても、他人のPCでも、仕事が出来るようになってきました。
Office 365 の活用
導入しても今までの業務のスタイルをほぼ変更する必要が無いのは、Office 365 です。今までのオフィスと使い勝手は全く同じで、PCにインストールすることも出来ますし、今までのファイルもそのまま使えますし、新しく作ったファイルも今まで通りPCに保存することも出来ます。しかし、Office 365 であれば、Microsoft のクラウドサービスである One Drive と連動してデータをクラウド上に保管して、さらに他のスタッフと共有することも容易に可能です。今までは他のスタッフとデータを安全に共有するためには社内サーバーを必要としましたが、Office 365 とクラウドサービスを利用すれば、高価なサーバーを購入する必要もなく、保守メンテナンスの手間もかかりません。
導入にはちょっとした手間がかかります。IT担当者がいる場合にはその担当者が導入することが可能だと思いますが、オンラインのシステムなので導入の際に数日使えない日が出てしまうなどのトラブルも起こりやすいです。心配な場合は専門業者にご依頼ください。
Google の無料サービスへの移行
Office 365 とかなり近い使い勝手で利用でき、しかも無料で利用できるのが Googleのサービスです。Gmail はご存知だと思いますが、他にもGoogleドキュメントなど無料で利用できるサービスが多くあります。Googleドライブというクラウドサービスと連動しているので、データは全てクラウドに保管され、他のスタッフとのデータの共有も簡単です。
最大の特徴はやはり無料で使えるという点です。しかし、導入には業務を変更する必要などがあり、Office 365 に比べるとハードルが高いのも事実です。
アカウント・パスワードの管理
上述した、Office 365 も Googleのサービスも、1つのアカウント・パスワードでほとんどの機能を使って業務をこなすことができますので、アカウント・パスワードの管理がとても容易になります。退職者が出て新しい従業員が入社した際にも手順が簡単ですので、IT担当者がいなくても経営者が管理することも可能となります。
お勧めの ITサービス
Office 365 への移行も、Googleサービスへの移行も、スムーズに行うためには適切な計画を建てる必要があります。計画の段階から相談できるお勧めのIT業者として、T&Tomorrow Co., Ltd. があります。
T&Tomorrow はタイで2001年に創業され、約20年間タイで日系企業のITを支えてきました。タイでの ITのことならT&Tomorrow へお問い合わせください。
